Guide de Création et Configuration d'un Hôtel

1. Introduction

Ce guide vous accompagne dans la création et la configuration complète d'un nouvel hôtel dans IvoirePMS. Suivez les étapes dans l'ordre pour une configuration optimale.

2. Prérequis

Accès administrateur à la plateforme IvoirePMS
Informations légales de l'établissement (RCCM, NCC, etc.)
Logo de l'hôtel (format PNG ou JPG, min. 200x200 pixels)
Liste des types de chambres et tarifs
Liste du personnel avec leurs rôles

3. Création de l'Hôtel

1 Connexion à l'Administration SaaS

Connectez-vous avec un compte administrateur SaaS pour accéder à la gestion des hôtels.

2 Accéder à "Gestion Hôtels"

Dans le menu latéral, cliquez sur "Gestion Hôtels" puis sur le bouton "Nouvel Hôtel".

3 Remplir les informations de base

Champ	Description	Obligatoire
Nom de l'hôtel	Nom commercial de l'établissement	Oui
Adresse	Adresse complète (rue, quartier, ville)	Oui
Téléphone	Numéro principal (format: +225 XX XX XX XX XX)	Non
Email	Adresse email de contact	Non
Site web	URL du site internet	Non
Devise	FCFA (par défaut)	Oui
Plan d'abonnement	Starter, Professional, ou Enterprise	Oui

Note importante

L'hôtel commence avec une période d'essai de 14 jours. Pensez à configurer le paiement avant la fin de cette période.

4. Configuration Initiale

4.1 Créer le compte Directeur/Administrateur

4 Créer l'utilisateur principal

Allez dans "Utilisateurs" et créez le compte du directeur :

Champ	Valeur recommandée
Nom complet	Nom du directeur/gérant
Email	Email professionnel
Rôle	Directeur (accès complet)
Mot de passe temporaire	À changer à la première connexion

4.2 Configurer les Types de Chambres

5 Définir les catégories de chambres

Dans "Paramètres" > "Types de chambres", créez vos catégories :

Standard - Chambre basique avec lit double
Supérieure - Chambre plus spacieuse avec vue
Suite - Suite avec salon séparé
Suite Executive - Grande suite luxueuse

Pour chaque type, définissez :

Nom et description
Tarif de base (par nuit)
Capacité (nombre de personnes)
Équipements inclus

4.3 Ajouter les Chambres

6 Créer l'inventaire des chambres

Dans "Hébergement", ajoutez chaque chambre :

Champ	Description
Numéro	Numéro de la chambre (ex: 101, 102...)
Étage	Étage où se trouve la chambre
Type	Catégorie de chambre (Standard, Suite...)
Statut initial	Disponible, Maintenance, Hors service

Conseil

Utilisez une convention de numérotation cohérente : le premier chiffre pour l'étage (101 = 1er étage, 201 = 2e étage).

5. Configuration Avancée

5.1 Configurer les Caisses

7 Créer les points de caisse

Dans "Paramètres" > "Caisses", ajoutez vos points d'encaissement :

Caisse Réception - Pour les paiements à l'accueil
Caisse Restaurant - Pour le restaurant/bar
Caisse Piscine - Si applicable

5.2 Configurer les Moyens de Paiement

8 Activer les moyens de paiement

Dans "Paiements" > "Configuration", activez les moyens disponibles :

Espèces - Toujours activé
Orange Money - Entrez votre numéro marchand
MTN Money - Entrez votre numéro marchand
Wave - Entrez votre numéro marchand
Carte bancaire - Configuration Stripe requise

5.3 Configurer la Fiscalité

9 Paramétrer les taxes

Dans "Fiscalité" > "Configuration" :

TVA - Taux standard : 18%
Taxe de séjour - Selon la catégorie de l'hôtel
Numéro fiscal - NCC de l'établissement

5.4 Créer les Utilisateurs

10 Ajouter le personnel

Dans "Utilisateurs", créez les comptes du personnel :

Rôle	Permissions principales
Directeur	Accès complet à toutes les fonctionnalités
Manager	Gestion quotidienne, rapports, supervision
Réceptionniste	Check-in/out, réservations, facturation
Caissier	Encaissements, gestion de caisse
Barman/Serveur	POS restaurant/bar uniquement
Femme de chambre	Statuts des chambres, nettoyage

Sécurité

Chaque utilisateur doit avoir son propre compte. Ne partagez jamais les identifiants. Le système trace toutes les actions par utilisateur.

6. Vérifications Finales

11 Liste de contrôle avant mise en production

☐ Informations de l'hôtel complètes (nom, adresse, contact)
☐ Logo téléchargé
☐ Types de chambres créés avec tarifs
☐ Toutes les chambres ajoutées avec statut correct
☐ Caisses configurées
☐ Moyens de paiement activés et testés
☐ Taxes configurées (TVA, taxe de séjour)
☐ Compte directeur créé et fonctionnel
☐ Comptes du personnel créés
☐ Test d'une réservation complète (création → check-in → check-out)
☐ Test d'un encaissement
☐ Vérification de la génération des factures

7. Support

Pour toute question ou assistance :

Email : support@ivoirepms.com
Tickets : Via le menu "Support" dans l'application
Documentation : Disponible dans l'application

Formation

Une formation du personnel est fortement recommandée avant la mise en production. Contactez notre équipe support pour planifier une session.